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A Matriz Eisenhower

A regra pra otimizar o tempo é: cada um no seu quadrado!
Por Arthur Lessa Edição 28/01/2022

Dwight Eisenhower é um dos grandes nomes da história dos Estados Unidos no Século XX. Eu diria que podemos chamar de herói americano padrão.

Afinal, quando se fala dessa época, o que mais vêm à mente são a Primeira e a Segunda Guerra Mundial, das quais o Tio Sam foi protagonista. E ele esteve nas duas! Na Segunda, inclusive, como protagonista, chegando ao cargo de Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa, que ocuparia até o fim do conflito em maio de 1945. Uma de suas primeiras funções foi coordenar e preparar o que seria um desembarque naval na Normandia, no norte da França, ocupada pelos alemães, que aconteceu em junho de 1944. Sim… O tal do “Dia D” retratado em filmes como O Resgate do Soldado Ryan.

Só o currículo militar já bastaria pra que ele garantisse um lugar de destaque na história, mas ele fez mais e, em 1952, foi eleito 34º Presidente dos Estados Unidos, com Nixon como vice, e tendo como uma de suas bandeiras a consolidação dos Direitos Civis, atacando principalmente a segregação racial, ainda muito presente principalmente nos estados sulistas, lançando mão de medidas como ordens judiciais contra governadores até a Guarda Nacional. Eisenhower foi sucedido por ninguém menos que John F. Kennedy na Casa Branca.

O breve histórico acima, além de um resgate histórico, também serve como base para entender que este cidadão certamente não tinha tempo de sobra. Cada minuto era valioso e devia ser produtivo. Em proporções geometricamente diferentes, boa parte de nós sofremos com o mesmo problema, não?

A Matriz

Acontece que ele tinha um método dos mais geniais (pela simplicidade) para gerir bem este recurso tão precioso. Ele pegava tudo o que tinha de tarefas, demandas e compromissos em sua agenda e distribuía dentro de um gráfico de dois eixos, sendo um deles focado em urgência e outro em importância. Com o cruzamento desses dois eixos, formam-se quatro quadrantes, que organizam as tarefas nas seguintes categorias:

  1. Urgente e Importante;

  2. Importante e Não Urgente;

  3. Urgente e Não Importante;

  4. Não Importante e Não Urgente.

Visualmente é mais fácil de entender, não?

Ações

Apenas saber o que é mais urgente ou mais importante não é de muita ajuda. Pode, inclusive, atrapalhar ainda mais a cabeça do vivente, que vai ver representada a montanha de coisas que tem que resolver. Então, depois de colocar (literalmente) cada um no seu quadrado, o próximo passo é saber com agir com cada grupo.

O primeiro grupo a receber atenção deve ser o das atividades Urgentes e Importantes. A ação aqui é Fazer. Essas são as que você deve fazer “pra ontem”. É o topo da sua lista de afazeres, por isso a orientação é que seja feito no início do expediente, quando estamos mais energia. Aqui entram coisas como escrever artigos, estudar para provas ou terminar relatórios. São o que podemos chamar de “bombas a serem desarmadas”.

O segundo quadrante é o Importante e Não Urgente, que é ocupado por aquelas demandas que você deve tratar pessoalmente, mas não tem a pressão do prazo chegando. Por isso, a ação adequada é Agendar. Aqui entram situações como a rotina de exercícios físicos, pesquisas sobre assuntos de interesse, planejamentos de longo prazo do seu negócio ou, como ninguém é de ferro, aquele encontro com família e amigos. Vale destacar que esse quadrante tem uma armadilha bastante perigosa para os procrastinadores. Se você for deixando pra depois e não agendar adequadamente, o prazo vai encurtando e a turma do quadrante 2 corre pro quadrante 1, virando urgências. Aí já viu, né?

O terceiro quadrante é o das Urgentes e Não Importantes. Levando em conta que você está ocupado com o primeiro grupo e não pode deixar estourar o prazo (urgência = prazo), a ação aqui é Delegar. Você não é dois, então aceite isso e entregue a tarefa a um terceiro que terá condições de realizar da maneira adequada e em tempo. Aqui entram limpar a casa, responder e-mails ou gerenciar sua rede social. É nesse ponto em que muitas vezes paramos para valorar nosso tempo. O que rende mais, economizar a diária da faxineira ou usar o tempo da faxina para produzir?

Por fim temos o quadrante 4, das ocupações “nem-nem”. Não são nem urgente, nem importantes. Aqui entra assistir séries, olhar as últimas fofocas das redes sociais ou ler aqueles e-mails de mala direta que você nem sabe de onde veio. Esse aqui você só dá atenção quando os anteriores estiverem resolvidos. Mas como sabemos que isso é praticamente impossível, a ação tomada aqui é Eliminar.

Depois de conhecer a Matriz de Eisenhower, você pode estar pensando: no papel, é fácil! Quero ver colocar em prática!

Pois é… A ferramenta é simples, mas na prática a teoria é outra!

 

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